INTRODUCCIÓN
Este taller tiene como propósito brindar herramientas y a la vez demostrar lo aprendido en las organizaciones de gestión documental, con el fin de ampliar los conocimientos adquiridos en nuestra área de asistencia administrativa, y a la vez organizar y presentar el manejo de información en los manuales de cada organización.
TÉCNICAS PARA
Aprender a utilizar apropiadamente el Teclado es una tarea que demanda perseverancia por parte de docentes y estudiantes. Adquirir y utilizar técnicas inapropiadas de digitación es muy fácil y no necesita ninguna instrucción.
Desarrollar e incrementar esta habilidad, como debe ser, requiere preparación y refuerzo constantes. Lo importante es que se trata de un esfuerzo que va a rendir frutos durante toda la vida.
El continuo ejercicio o práctica del mismo requiere de tiempo, pero logra con esto la precisión y rapidez que se necesita para cubrir las necesidades del día a día. En cuanto a cómo enseñar a utilizar el teclado, las investigaciones sugieren que debe hacerse en tres etapas. En la primera, el estudiante reconoce el teclado y aprende una técnica apropiada de digitación, en la segunda, se enfoca en la precisión y en la tercera, alcanza la mayor velocidad posible.
- Tener todos los elementos de trabajo adecuados y una buena iluminación.
§ Debe ajustar la altura del asiento y la distancia del teclado
§ Para apoyar la espalda, se debe utilizar una silla que proporcione apoyo para la zona lumbar.
§ debe ajustar la altura de la pantalla, para no tener que bajar ni levantar la cabeza.
§ En caso de que utilice un portátil, mire que tenga siempre la pantalla a la altura de los ojos. Para ello, es muy útil emplear una estación ergonómica que eleve el portátil.
§ Los codos deben formar un ángulo de 90º mientras tecleamos.
§ Mantenga las muñecas rectas al escribir y al utilizar el Mouse.
§ Evite doblar las muñecas hacia arriba, abajo o lateralmente.
§ Hay que intentar no cruzar las piernas y permanecer los más recto posible.
§ debe disponer de un reposapiés, perfectamente graduable a tres alturas distintas.
§ trate de no llevar una misma tarea durante largos periodos de tiempo (como, por ejemplo, realizar la misma actividad o utilizar la misma parte del cuerpo).
§ Utilice distintos opciones de entrada, como el Mouse (ratón) y el teclado, para realizar la misma tarea y agilizar el trabajo.
§ Es conveniente realizar ejercicios físicos para fortalecer la musculatura del cuello, brazos, antebrazos y espalda
POSTURAS NECESARIAS
§ Coloque el monitor en la posición correcta y ajuste su ángulo de visualización situando la pantalla a una distancia entre 50 y 60 centímetros
§ El teclado se debe ubicar a una altura menor que la "altura del codo sentado" esta posición es considerada como la mejor postura para escribir en teclados, pues minimiza tanto las cargas musculares dinámicas como las estáticas.
§ El Mouse debe colocarse a la misma altura del teclado y debe ser suave y que no necesite mucha fuerza para accionarse
§ en el momento de trabajar, tenga todo listo para conseguir una postura corporal relajada y cómoda.
§ en la muñeca a la hora de utilizar el ratón, podemos optar por una alfombrilla ergonómica que la mantenga ligeramente levantada.
§
a. POSTURAS
Pociones frente al teclado con Inclinación Negativa Es considerado por algunos como la mejor postura para escribir en teclados, pues minimiza tanto las cargas musculares dinámicas como las estáticas. Se alcanza esta postura cuando se ubica el teclado a una altura menor que la "altura del codo sentado" y se mantiene el teclado con una leve inclinación que lo "aleja" del usuario, de modo que se alcancen las teclas más lejanas (los números y las teclas de función: F1, F2, etc.) manteniendo las manos en una posición neutra
2. TECLADO
El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del computador. Sus teclas, como se puede apreciar en la siguiente ilustración, están agrupas en cuatro zonas: alfanumérica, numérica, de navegación y de funciones.
a) Teclas Correspondientes A Cada Dedo Y Mano
Para facilitar el aprendizaje de las teclas que le corresponden a cada mano, se recomienda trazar una línea imaginaria o física (con cinta o con marcador indeleble). Adicionalmente, en la ilustración se indica con códigos numéricos y de colores, las teclas que le corresponden a cada dedo de cada mano:
La línea roja indica la división en el teclado y los colores de los dedos indican la adecuada posición para poder digitar. Para comenzar entonces:
MANO IZQUIERDA MANO DERECHA
Tecla
A: Dedo Meñique Tecla
Ñ: Dedo
Tecla
S: Dedo Anular Tecla
L: Dedo
Tecla
D: Dedo Corazón Tecla
K: Dedo Corazón
Tecla
F: Dedo índice Tecla
J: Dedo índice
Tecla
G: Dedo índice Tecla H: Dedo índice
|
Debido a lo poco usual que se ha convertido en estos días el envío de cartas por correo tradicional es muy común que no sepamos cómo se debe llenar el sobre para su envío por correo o mensajería. Es por eso que escribo un artículo al respecto.
El sobre es la envoltura de papel de una carta, tarjeta, estado de cuenta o cualquier otro documento que se envía por el servicio postal tradicional.
Los sobres se pueden comprar en tiendas de autoservicio y papelerías. Existen de muchos tamaños, colores y peso (gramaje).
El REMITENTE es la persona que escribe la carta (Yo) y se debe de colocar la dirección completa incluyendo calle, número, ciudad, estado y código postal.
El DESTINATARIO es la persona que recibe la carta (a quién se la enviamos) y se debe de colocar de igual forma la dirección completa con objeto de que no se pierda y llegue a destino nuestro sobre.
El REMITENTE se coloca en la parte superior izquierda, mientras el DESTINATARIO se coloca centrado.
El TIMBRE o ESTAMPILLA es lo que prueba el pago del importe por el envío y se compra en el expendió postal.
CARTAS
La carta son comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
- tratar un solo tema por comunicación.
-redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
-usar tratamiento respetuoso y cortés
-redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural.
- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
-utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
-distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
- informar sobre un hecho.
- expresar necesidades o hacer solicitudes.
- regular o aclarar una situación.
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
-dar respuesta a una comunicación recibida.
-reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
-solicitar detalles sobre un asunto determinado; impugnar o corregir una situación.
-confirmar eventos ocurridos o pendiente y
-hacer llamados de atención, entre otros.
CLASES DE CARTAS U OFICIOS
Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:
-organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización
-oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
-personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
PARTES DE LA CARTA
Código: sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas serie.
Lugar de origen y fecha de elaboración: se recomienda escribir estos datos en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, dia , mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable.
Datos del Destinatario: está conformado por los siguientes componentes:
- Denominación o título académico Se recomienda utilizar mayúscula inicial, para escribir lo nombres de la denominaciones o títulos académico.
- Nombre del destinatario: se recomienda escribirlo con mayúscula sostenida, de preferencia se escriben los dos apellidos.
- Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial.
- Organización: con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.
- Dirección: de acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.
- Nombre del lugar de origen: Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.
- País: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio).Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.
EJEMPLO 1
Doctor GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 43-19
Armenia, Quindío
Asunto: se escribe la palabra asunto en mayúscula inicial seguida de los dos puntos (:), sin negrilla y sin subrayar. Constituye la síntesis del tema.
Saludo: frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación. Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres después del asunto.
Texto: en las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.
Despedida: palabra o frase con la cual se finaliza una comunicación.
Remitente y firmas responsables: los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
Líneas especiales: líneas de anexo, copia e identificación del transcriptor.
Anexos: documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para complementar y aclarar.
Copias: fiel reproducción del documento.
Identificación del transcriptor: persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
Páginas subsiguientes: son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.
EJEMPLO
Margen izquierdo Margen derecho
Ingeniero Luis Castañeda Londoño Cartagena, 17 de agosto de 2005 2
ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
ZONAS
Zona 1: Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
Zona 3: Espacio superior derecho destinado al registro y radiación del documento; es complementaria de la zona 1.
MÁRGENES: Se recomiendan los siguientes márgenes.
- Superior entre 3 cm y 4 cm.
- Inferior entre 2 cm y 3 cm.
- Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
- Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.
ESTILOS: Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.
- Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
- Bloque: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
- Semibloque: Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
NOTA Estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de palabra.
FUENTE: Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla.
ESQUEMA DE CARTA
Máximo 14 cm
Entre
3 cm y 4 cm ZONA 1
|
ZONA 3
|
0 a 1 interlinea libre
Código
1 a 2 interlineas libres
Lugar y fecha de elaboración
1 a 3 interlíneas libres
Datos del destinatario
……………………………………..
…………………………………….
…………………………………….
2 interlineas libres
Asunto:
1 a 2 interlineas libres
Saludo:
1 a 2 interlineas libres
Texto: …………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
1 interlinea libre
.......................................................................................................................................
……………………………………………………………………………………………...................
1 a 2 interlineas libres
Despedida,
4 a 5 interlineas libres
Remitente
Cargo
2 interlineas libres
Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)
1 interlinea libre
Transcriptor:
1 a 2 interlineas libres
| |
Entre
ZONA 2 1,5 cm y 2,0 cm
| |
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
-utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
-redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural
-distribuir el texto de acuerdo con su extensión,
-tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
- informar sobre un hecho en forma breve; expresar necesidades.
- hacer requerimientos; regular o aclarar una situación.
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.
- conocer detalles sobre un aspecto determinado.
- impugnar o corregir una situación.
- confirmar eventos ocurridos o pendientes.
- solicitar o remitir información, documentos u objetos.
- felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
- hacer llamados de atención, entre otros.
PARTES
Encabezado
Denominación del documento: se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
Código
Fecha
Encabezamiento
Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida seguidas de dos puntos (:). Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
Destinatario y remitente: contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.
Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
a) Primera opción. Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma. En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO
PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
b) Segunda opción Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurídica
c) Tercera opción Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO PARA: Jefe División Financiera DE: Jefe de Contabilidad
Asunto: Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de (remitente).
Texto: Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.
Despedida: Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido.
Remitente y firmas responsables: Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.
Líneas especiales
ESQUEMA DE MEMORANDO
Entre
3cm y 4cm
| |
0 a 1 interlínea libre
MEMORANDO
Código
1 a 2 interlíneas libres
Lugar y fecha de elaboración
2 a 3 interlíneas libres
PARA: ……………………………………..
1 interlíneas libres
DE: ….………………………………….
1 interlíneas libres
ASUNTO:
2 a 3 interlíneas libres
Texto con saludo incluido …………………………………………………………….…………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
1 interlínea libre
Texto..................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………….......................
1 a 2 interlíneas libres
Despedida,
4 a 5 interlíneas libres
Remitente
2 interlíneas libres
Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)
1 interlínea libre
Transcriptor:
1 a 2 interlíneas libres
| |
Entre
2 cm y 3 cm
| |
CIRCULARES
Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa.
CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- -Tratar un solo tema.
- - Iniciar y finalizar con una frase de cortesía.
- - Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
- - Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
- - Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización.
- - Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULARES
La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
La carta circular está dirigida en forma personalizada.
PARTES
Encabezado
De cero a una interlínea
libre de la Zona 1 se escribe la palabra CIRCULAR,
en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la
identifica, si se requiere.
Código:
Se
recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.
Lugar
de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribirlo a
una o dos interlíneas libres del código.
Encabezamiento
y destinatarios
De dos a tres interlíneas
libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida
del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo
utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para
la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario. La
preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta
circular, no se debería utilizar.
EJEMPLO
PARA DIRECTORES Y
SUBDIRECTORES REGIONALES
Asunto:
Se
escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen
izquierdo.
Saludo:
Se
incluye en el inicio del texto.
Texto:
Se
inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación
sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En
circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio
entre renglones y doble entre párrafos.
Despedida:
Se
escribe de una a dos interlíneas libres del texto.
Remitente
y firmas responsables
Líneas
especiales:
Anexo
Copia
Trascriptor
Identificación
de páginas subsiguientes: La línea de identificación debe
contener el número de la circular, el código o la fecha. El primer párrafo de
las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del
encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de
cierre antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y
número de página en el margen derecho.
EJEMPLO pág.
Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009
DG-1-057
2
Entre
3cm y 4cm
|
|
0 a 1
interlínea libre
CIRCULAR
Código
1 a 2
interlíneas libres
Ciudad
de origen y fecha
2 a 3
interlíneas libres
GRUPO
DE DESTINATARIO...…………………………………..
2 interlíneas libres
ASUNTO:
1 a 2
interlíneas libres
Texto
con saludo incluido …………………………………………………………….…………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
1 interlinea libre
Texto..................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………….......................
1 a 2
interlíneas libres
Despedida,
4 a 5
interlíneas libres
Remitente
2
interlíneas libres
Anexos:
(opcional)
Copia:
(opcional)
1
interlínea libre
Transcriptor:
1 a 2
interlíneas libres
|
|
Entre
 2 m y 3 cm |
|
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico
desde el momento de su creación.
Características
de redacción y presentación
-Toda acta debe llevar el
nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la
reunión es ordinario o extraordinario.
-Cada acta que se elabora
debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir
detalles intrascendentes.
- Las actas se redactan en
tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente.
Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con
lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
- Los párrafos deben ser
concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por
solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o
aclaraciones necesarias.
- La presentación de
originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
-Cuando haya lugar a
votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en
blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres
completos.
- Se indica el nombre de la
persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes
se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de
los asistentes, se hace con su nombre completo.
Clases de Actas
Existen
varias clases de actas entre las cuales
se destacan:
-
actas de comités.
-
actas del concejo municipal.
-
actas de consejos.
-
actas de junta directiva.
-
actas de asambleas.
-
actas de reuniones administrativas.
-
actas de levantamientos de cadáveres.
-
actas de baja de inventarios.
PARTES DEL ACTA
El título: Está conformado por el
nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres
del margen superior.
EJEMPLO: REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO MUNICIPAL
Denominación del documento y número: se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
Encabezamiento
El encabezamiento está
conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e
invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida.
Lugar
de origen y fecha de la reunión: se escribe la palabra fecha,
en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la
ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.
EJEMPLO
FECHA: Sincelejo, 24 DE abril de 2013
Hora:
se
escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.
EJEMPLO: De
las 09:00 horas a las 16:00 horas
Lugar: se
escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se escribe el sitio de la reunión.
EJEMPLO: Sala Nevados Hotel El Barón, Salón Diamante
Asistentes:
se
escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
(:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y
apellidos completos con mayúscula inicial. El cargo que desempeña cada uno en
la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico
establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se
presentan en orden alfabético por apellidos.
EJEMPLO
1
ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
María
Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta
Representaciones: En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:
-En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra.
EJEMPLO:
ASISTENTES:
Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en
representación de Alberto González
Invitados:
se
escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de
dos puntos (:) . Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula
inicial, y después del tratamiento.
EJEMPLO
INVITADOS:
María Jimena Sánchez López, observadora
Josefina Vélez Mejía,
asistente administrativa
Ausentes: se escribe la palabra ausentes, si los hay, Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
EJEMPLO
AUSENTES:
Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)
Javier Suárez Quintero,
Delegado (sin excusa)
Orden del día: con
mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos
(:), se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial,
identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.
Desarrollo: con
mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos se
inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.
La
primera actividad: la verificación de quórum.
La
segunda actividad: lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
De
acuerdo con el orden del día planeado y aprobado por la reunión, se registran
los temas.
Compromisos: se
recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades,
taras o compromisos asumidos.
Convocatoria: Si
se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la
dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede,
se indica el lugar.
EJEMPLO
CONVOCATORIA:
La próxima reunión se realizará en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68,
salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.
Firmas, nombres y cargos: el
nombre de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con
mayúscula inicial, el cargo se escribe con mayúscula inicial y sin centrar.
Líneas Especiales:
ANEXO:
(opcional)
COPIA:
(opcional)
Transcriptor:
Paginas Subsiguientes:
EJEMPLO:
Línea
de identificación Número de página
Reunión
de comité académico-Acta 002 2
Esquema de Acta
RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)
0 a 1 interlínea libre
TITULO Y
CARÁCTER DE LA REUNION
1 a 2 interlíneas
libres
DENOMINACION
DOCUMENTO Y NUMERO
2 a 3 interlíneas
libres
FECHA: Lugar y fecha de la reunión
1 interlíneas
libres
HORA:
1
interlíneas libres
LUGAR:
1
interlínea libre
ASISTENTES: ………….…………………………………………………
……………………………………………………………….....
1
interlíneas libres
INVITADOS: ………………………………………………………………
………………………………………………………………
1
interlínea libre
AUSENTES: ……………………………………………………………....
(si los hay)
………………………………………………………………..
2 interlíneas libres
ORDEN DEL
DIA
1.
(número y tema)
2.
(número y tema)
DESARROLLO
1.
(número y tema)
Texto correspondiente………………………………………………………..
…….………………………………………………………………………………
1 interlinea libre
2. (número y tema)
Texto correspondiente………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
CONVOCATORIA( para nueva
reunión)
NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS
Cargo Cargo
LINEAS
ESPECIALES
|
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
NOTA Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
· tratar un solo tema por informe;
· redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
· usar tratamiento respetuoso y cortés;
· redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);
· utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;
· disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas,
· y elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
En relación con la numeración de páginas para todas las clases de informe, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486.
UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
· regular o aclarar una situación;
· informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;
· tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
· reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
· impugnar o corregir una situación, y presentar detalles sobre un aspecto determinado.
CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,
b) informe corto, que consta de una a 10 páginas y
c) informe extenso, de 11 páginas en adelante.
Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.
Resumen ejecutivo
Este tipo de informe breve se usa para: informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos, reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación. Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento
Partes de un Informe
Encabezamiento: Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.
Razón social: Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización.
EJEMPLO CENDAP LTDA.
Dependencia: Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.
Código: Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.
EJEMPLO Departamento de Capacitación DC-048
Título: Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe en mayúsculas y centrado.
EJEMPLO CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
Lugar de origen y fecha de elaboración: Se escribe contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Autoría del resumen ejecutivo: en mayúscula inicial, seguido de dos puntos precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.
Objetivo: El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida.
EJEMPLO 1
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente.
Temas o numerales: El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian.
Páginas subsiguientes: Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, con el encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.
Conclusiones: Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo.
Nombres, cargos y firmas: Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar.
Rúbrica: Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.
Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional: ANEXO, COPIA, Trascriptor.
CONCLUSIÓN
Al finalizar este taller demostramos la importancia que tiene el manejo de la norma en la organización de documentos, y poniendo en práctica lo aprendido en el medio en el que nos vamos a desempeñar como asistentes administrativos.
Una metodología de estudio es practicar, la práctica es definida como la habilidad o experiencia que se adquiere con la realización continua de una actividad, por eso cualquier tema que se vincule a la educación, siempre saldrá a relucir, especialmente en este curso ya que nos volveremos más precisos al digitar y elaborar documentos, cometiendo menos errores logrando así la calidad y rapidez de nuestros trabajo.
